Legal

Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 11 de mayo de 2026 · Versión 2.0

1. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, opinión política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, biométricos).
• Encargado: persona que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Responsable: persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento — en este caso, Hostwe S.A.S.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
• Transferencia: envío de datos del Responsable a otro Responsable, dentro o fuera del país.
• Transmisión: envío de datos a un Encargado para que efectúe el Tratamiento por cuenta del Responsable.

2. Responsable del Tratamiento

Hostwe S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 901724075, con domicilio principal en Medellín, Antioquia. Contacto del oficial de protección de datos: [email protected].

3. Principios aplicables

El Tratamiento de datos por Hostwe se rige por los siguientes principios legales:

• Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a las disposiciones legales vigentes.
• Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, informada al Titular.
• Libertad: el Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia y el Tratamiento de los datos.
• Acceso y circulación restringida: el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas o por el Titular.
• Seguridad: la información sujeta a Tratamiento se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con Hostwe.

4. Categorías de datos tratados

Hostwe recolecta y trata las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, género, fotografía del documento de identidad.
• Datos de contacto: correo electrónico, números telefónicos, dirección de residencia, dirección de domicilio.
• Datos sociodemográficos: ocupación, profesión, idioma preferido, moneda de preferencia.
• Datos transaccionales: historial de reservas, métodos de pago registrados (parcialmente enmascarados), facturación, depósitos.
• Datos de navegación: dirección IP, dispositivo, navegador, páginas visitadas, rutas, tiempos.
• Datos de comunicación: contenido de mensajes intercambiados con Hostwe (WhatsApp, correo, chat).
• Datos biométricos / sensibles (excepcional): en algunos procesos de verificación de identidad podemos solicitar selfie con documento. Esta categoría recibe tratamiento reforzado: solo se conserva el resultado de la verificación, no la imagen original más allá del tiempo necesario.

Hostwe no recolecta datos relacionados con origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o filiación sindical de manera voluntaria. Si se reciben incidentalmente, no se les da Tratamiento.

5. Finalidades del Tratamiento

1. Crear y administrar tu cuenta de usuario y perfil.
2. Confirmar, modificar y cancelar reservas; gestionar check-in y check-out.
3. Procesar pagos, reembolsos y emitir facturas electrónicas DIAN.
4. Cumplir obligaciones legales colombianas (SIRE/TRA Migración Colombia, retenciones tributarias, reportes medios magnéticos).
5. Verificar identidad para prevención de fraude.
6. Comunicar información operativa (instrucciones de llegada, código de acceso, soporte durante la estadía).
7. Atender quejas, reclamos y solicitudes.
8. Generar estadísticas agregadas y mejorar nuestros servicios.
9. Personalizar la experiencia (idioma, moneda, sugerencias).
10. Realizar encuestas de satisfacción post-estadía.
11. Enviar comunicaciones promocionales solo con autorización expresa del Titular.
12. Compartir datos con plataformas OTA (Airbnb, Booking, etc.) y aliados estrictamente para la ejecución de la reserva.
13. Conservar información tributaria y contable por los plazos legales (mínimo 10 años).
14. Atender requerimientos de autoridades competentes (judiciales, tributarias, migratorias) cuando exista obligación legal.
15. Proteger la red, los propietarios y otros huéspedes ante actividades ilícitas, fraudulentas o que infrinjan estos Términos.

6. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581/2012, el Titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Hostwe.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Procedimiento para ejercer derechos

7.1. Canal de atención

Las consultas, reclamos y solicitudes de Habeas Data deben dirigirse al siguiente canal exclusivo:

Email: [email protected]
Asunto: «Solicitud Habeas Data — [Tipo de solicitud]»
WhatsApp: +57 316 677 7777

7.2. Documentación requerida

• Nombre completo del Titular.
• Copia legible del documento de identidad o, en el caso de apoderado, poder y documento de identidad de ambos.
• Descripción clara de los hechos que motivan la solicitud.
• Domicilio o canal de respuesta (email).

7.3. Plazos de respuesta

• Consultas: Hostwe responderá en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuera posible, se comunicarán los motivos y el plazo de respuesta no superará 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos: Plazo máximo de 15 días hábiles. Si no es posible, se informará al Titular dentro de los primeros 8 días sobre los motivos y el plazo prorrogado no superará 8 días hábiles adicionales.

8. Vigencia de la base de datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento y las obligaciones legales que pesan sobre Hostwe. Como referencia:

• Datos contables y tributarios: 10 años (Estatuto Tributario, artículo 632).
• Datos comerciales generales: 5 años después de la última interacción.
• Datos de cuentas inactivas: 2 años tras la inactividad, con notificación previa al Titular.
• Datos de reservas canceladas o no concretadas: 1 año.
• Datos para fines de marketing: hasta que el Titular revoque la autorización.
• Datos sensibles (verificación de identidad): el tiempo estrictamente necesario para cumplir la finalidad, máximo 6 meses tras finalizar la reserva, salvo obligación legal de conservación.

9. Encargados del Tratamiento

Hostwe puede transmitir datos a terceros Encargados para la prestación de servicios específicos, manteniendo los principios de seguridad y confidencialidad mediante contratos de transmisión:

• Proveedores de hosting y nube.
• Procesadores de pago (PCI-DSS).
• Plataformas de envío de email transaccional.
• Servicios de analítica web anonimizada.
• Operadores logísticos (limpieza, mantenimiento, transporte).
• Contadores y asesores legales bajo deber profesional de reserva.

10. Transferencia y transmisión internacional

Algunos Encargados operan fuera de Colombia (principalmente Estados Unidos y Unión Europea). Estas jurisdicciones cuentan con estándares de protección equivalentes según pronunciamientos de la SIC. Las transmisiones se realizan bajo cláusulas contractuales estándar que garantizan los principios de la Ley 1581/2012.

11. Seguridad de la información

Hostwe ha adoptado medidas razonables para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado:

• Conexiones cifradas TLS 1.3.
• Cifrado de contraseñas con bcrypt (factor 12+).
• Controles de acceso por roles y registro de auditoría.
• Backups cifrados con políticas de retención y prueba.
• Capacitación periódica al personal.
• Acuerdos de confidencialidad con todos los colaboradores y Encargados.
• Monitoreo de actividad anómala y respuesta a incidentes.

12. Autoridad de control

El Titular puede presentar quejas o denuncias relacionadas con el Tratamiento de sus datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad colombiana de protección de datos:

Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C. — PBX (57-1) 587 0000 — www.sic.gov.co

13. Modificación de la Política

Cualquier cambio sustancial a esta Política será comunicado a los Titulares a través del correo electrónico registrado y en hostwe.co con al menos quince (15) días calendario de anticipación a su entrada en vigencia.

14. Vigencia

La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación. Las bases de datos existentes se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales que correspondan.

15. Aceptación expresa

Al crear una cuenta, realizar una reserva o cualquier interacción con hostwe.co que implique la entrega de datos personales, el Titular declara haber leído, entendido y aceptado en su totalidad esta Política, y autoriza de forma libre, expresa e informada el Tratamiento de sus datos personales por parte de Hostwe S.A.S. para los fines descritos.

16. Contacto

Hostwe S.A.S. — NIT 901724075
Medellín, Antioquia, Colombia
Email: [email protected]
WhatsApp: +57 316 677 7777